Online-Vertrieb von Tagungsangeboten

ESCHBORN. In der Vermarktung von Hotels und Distribution von Hotelleistungen scheint alles in Bewegung. Mittlerweile gehört die direkte Anfrage im Hotel immer häufiger der Vergangenheit an. Die Treiber für Veränderungen sind in diesem Falle die Kunden. Besonders jene Unternehmen, die viele Veranstaltungen in Hotels und anderen Tagungsstätten durchführen. Eine Kundengruppe also, auf deren Wünsche sich Hotels gerne einstellen, da ein hohes Umsatzpotenzial dahinter steht.

In den meisten Unternehmen ist der Einkauf von Veranstaltungsleistungen nicht optimal organisiert. So fehlt vielen Firmen das Wissen darüber, welche Abteilungen oder Fachbereiche überhaupt Tagungen, Seminare oder sonstige Veranstaltungen durchführen. Diese dezentralisierte Beschaffung führt zu mangelnder Transparenz und steigert aus Unternehmenssicht die direkten und indirekten Kosten. Deshalb analysieren derzeit viele Betriebe intensiv die Prozesse, die sich mit der Auswahl von Tagungshotels und der Bündelung von Veranstaltungsvolumina beschäftigen.

Kunden suchen Lösungen

Travel Manager und Einkäufer aus Unternehmen oder Verbänden suchen nach Lösungen, die aus der dezentralen und unkoordinierten Beschaffung von Tagungsleistungen einen organisierten und effizienten und daher steuerbaren Einkaufsbereich machen. Diese Veränderungen auf Kundenseite stellen in heutiger Zeit alle Tagungshotels vor neue Herausforderungen. Wenn die Hotels diesen Veränderungen nicht aktiv begegnen, laufen sie Gefahr, dass Einkaufsentscheidungen guter Kunden getroffen werden, ohne dass das eigene Hotel mit seinem Angebot überhaupt noch zur Wahl stand.

Worum es zurzeit geht, ist die Prozessoptimierung beim Tagungseinkauf. Die Vereinfachung der komplexen Prozesse von der Vorauswahl, über die Ausschreibung, die konkrete Anfrage, Absage- und Buchungsprozesse sind die Veränderungen, auf die der Tagungshotelier reagieren sollte.

Auf dem Markt gibt es zahlreiche Dienstleister, die elektronische Kataloge für Tagungsanbieter und Meetingportale anbieten. Um sich für die erfolgreichsten Vertriebspartner entscheiden zu können,
sollten Hotels die verschiedenen Angebotswege im Überblick behalten und steuern können.

Vier Kategorien dominieren

Es gilt bei der Auswahl der so genannten Tagungsportale im Internet, genau zu prüfen, ob die Leistungen zeitgerecht sind und den Tagungsverkauf im Hotel erfolgreich unterstützen.

Erstens: Der Tagungskatalog „online“ gestellt. Hier handelt es sich um online gestellte Beschreibungen von Tagungshotels, Bilder, eventuell Rahmenprogramme – also ein Katalog, der ohne besondere Funktionalität im Buchungs- oder Angebotsbereich im Internet veröffentlicht wird.

Als gutes Beispiel dafür kann Tagungshotels Online gelten. Ist das passende Hotel gefunden, dann kann der Kunde ein so genanntes E-Mail-Formular an das Hotel absenden. Das anbietende Hotel antwortet ebenfalls per E-Mail.

Den vollständigen Artikel finden Sie in der AHGZ Ausgabe 44/2006 auf Seite 20.


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